Conditions générales d’utilisation

1. Qui contracte avec vous

Le service VolyClub est fourni par Evoris, nom commercial de Simon Pahaut, entreprise individuelle établie Pachi Zabette 13B, 5020 Temploux (Belgique), numéro d’entreprise 0555.694.786, TVA BE 0555.694.786, hello@volyclub.com, téléphone +32 479 36 53 70 (« nous »).

Ces conditions s’appliquent à toute personne qui crée un compte (« vous »), et au club qui ouvre un espace dans VolyClub, représenté par la personne qui le crée et qui déclare pouvoir l’engager. Quand vous agissez à des fins privées, notamment en souscrivant Bénévole+, vous êtes un consommateur et les droits que la loi vous reconnaît s’appliquent en plus de ces conditions. Vous les acceptez en cochant la case prévue à l’inscription, à l’invitation ou au paiement ; nous gardons la version et la date de votre acceptation.

2. Le service

VolyClub permet à un club de gérer ses bénévoles, ses événements, ses missions et ses présences, et de récompenser l’engagement par des XP, des paliers et des récompenses. Un compte est personnel et commun à tous vos clubs.

2 bis. Récompenses, bons et sponsors

Les récompenses proposées dans un club sont choisies, décrites et remises par le club, seul ou avec ses sponsors. VolyClub fournit l’outil qui les présente, enregistre les demandes et émet les bons ; nous ne sommes ni le vendeur, ni le fournisseur, ni le garant de ces récompenses. Leur disponibilité, leur qualité et leur remise relèvent du club et, le cas échéant, du sponsor. Un bon est valable 90 jours ; non utilisé, il expire et les XP sont rendus. Un bon et des XP n’ont aucune valeur en argent, ne s’échangent pas contre de l’argent et ne se transfèrent pas.

3. Compte et âge

Vous fournissez des informations exactes et gardez vos identifiants pour vous ; vous êtes responsable de ce qui se fait avec votre compte. Il faut avoir 13 ans au moins. Un club n’inscrit que des personnes qui lui sont liées et les informe de l’usage de VolyClub. Bénévole+, abonnement payant, est réservé aux personnes de 18 ans ou plus.

4. Essai, plans et prix des clubs

La création d’un club ouvre un essai de 30 jours avec le plan Team, sans carte bancaire : rien n’est prélevé, rien ne se déclenche seul. Le club choisit ensuite un plan payant — Starter, Pro ou Team — ou continue dans la formule gratuite, sans limite de durée, selon la grille et les limites de la page Tarifs. Les prix des clubs sont indiqués hors TVA, avec leur montant TVA comprise pour un club établi en Belgique. La TVA due selon l’adresse de facturation s’ajoute sur la facture : 21 % pour un club établi en Belgique. Un club établi dans un autre pays de l’Union qui donne un numéro de TVA valide est facturé sans TVA (autoliquidation). Un club au-delà des limites de son plan garde tout ce qu’il a créé : seuls les ajouts au-delà de la limite sont bloqués. Le support répond par e-mail à tous les clubs ; les demandes des clubs Team, essai compris, sont traitées en priorité, avec une première réponse au plus tard le jour ouvrable suivant à 18 h (du lundi au vendredi, hors jours fériés légaux en Belgique). Ce délai porte sur la réponse, pas sur la résolution du problème. Le compte bénévole est gratuit.

4 bis. Offre Clubs fondateurs

Les 50 premiers clubs qui paient un abonnement Starter, Pro ou Team à partir du lancement public de VolyClub bénéficient d’une remise de 30 % sur le tarif normal publié sur la page Tarifs. La place est attribuée au premier paiement réussi, dans l’ordre des paiements ; un essai ou la formule gratuite n’attribuent pas de place. La remise s’applique aux factures de la première année d’abonnement : les 12 premières mensualités, ou la première facture annuelle. Elle s’applique avant TVA. Elle est conservée en cas de changement de plan ou de périodicité pendant cette année, sans en prolonger la durée. Elle prend fin en cas de résiliation ; un abonnement repris ensuite est facturé au tarif normal, et la place reste attribuée. Au terme de la première année, le tarif normal en vigueur s’applique ; nous l’annonçons par e-mail au moins 30 jours avant. L’offre se termine à l’attribution de la 50e place ; le nombre de places restantes affiché sur la page Tarifs correspond aux abonnements réellement payés. Nous ne proposerons pas d’autre remise de même nature sur les abonnements des clubs pendant les 6 mois qui suivent l’attribution de la 50e place.

5. Paiement, renouvellement, impayé, résiliation d’un club

Les abonnements sont payés par carte via Stripe, par mois ou par an, et se renouvellent tacitement pour la même durée. Avant chaque échéance, nous vous envoyons un e-mail avec la date et le montant.

Le propriétaire du club peut changer de plan, de carte ou résilier à tout moment depuis « Abonnement » :

• en fin de période : l’accès complet reste jusqu’à la fin de la période payée, puis le club passe dans la formule gratuite ; la reprise avant cette date ne coûte rien ;
• tout de suite : le club passe aussitôt dans la formule gratuite.

Dans les deux cas, la période entamée n’est pas remboursée, sauf disposition légale contraire.

Rétractation du premier abonnement. Pour le premier abonnement payant de votre club, vous disposez de 14 jours pour vous rétracter, avec le bouton « Renoncer à l’abonnement ici » de la page « Abonnement » ou en écrivant à hello@volyclub.com ; nous vous remboursons, dans les 14 jours, le prix payé moins les jours écoulés si vous avez demandé au paiement que l’abonnement commence tout de suite, sinon le prix payé en entier, et le club passe dans la formule gratuite.

En cas de paiement refusé, nous vous prévenons le jour même, puis à J+3 et J+6 ; sans régularisation à J+7, le club passe dans la formule gratuite jusqu’au paiement. Rien n’est supprimé.

6. Bénévole+

Bénévole+ est un abonnement personnel, souscrit et payé par le bénévole lui-même, réservé aux personnes de 18 ans ou plus : 3,99 € TVAC par mois ou 29 € TVAC par an, TVA comprise. Il apporte des avantages personnels : statistiques, vue de tous vos clubs, badges, CV à télécharger, accès aux récompenses 24 heures avant les autres et récompenses réservées aux Bénévole+. Il ne change ni les XP, ni le classement, ni les récompenses du club. Les récompenses, réservées ou non, sont proposées par chaque club et ses sponsors (article 2 bis) : leur nombre et leur nature dépendent de vos clubs, et nous ne pouvons pas garantir qu’il y en ait. En souscrivant, vous choisissez si votre badge Bénévole+ est visible des membres de vos clubs ; vous pouvez changer d’avis à tout moment dans vos réglages.

Durée et renouvellement. L’abonnement mensuel se renouvelle chaque mois, l’annuel chaque année, par tacite reconduction. Pour l’annuel, nous vous prévenons par e-mail au moins 30 jours avant le renouvellement, avec la date et le montant. Bénévole+ est résiliable à tout moment depuis « Bénévole+ », avec effet à la fin de la période payée ; les avantages restent jusque-là, et la réactivation avant cette date ne coûte rien. Après un renouvellement tacite de l’abonnement annuel, la résiliation prend effet à la fin du mois en cours et nous vous remboursons les mois restants.

Impayé. Sans paiement 7 jours après l’échéance, les avantages s’arrêtent ; le compte, les XP et les paliers ne bougent pas.

Droit de rétractation. Vous pouvez vous rétracter sans motif dans les 14 jours qui suivent la souscription :

• avec le bouton « Renoncer à Bénévole+ ici » sur la page Bénévole+, visible pendant tout ce délai ;
• ou en nous écrivant à hello@volyclub.com, avec ou sans le formulaire de rétractation ci-dessous.

Comme vous avez demandé, au paiement, que Bénévole+ commence tout de suite, nous vous remboursons le prix payé moins les jours déjà écoulés, dans les 14 jours suivant votre rétractation, sur la carte utilisée.

Formulaire de rétractation : « À Evoris (VolyClub), Pachi Zabette 13B, 5020 Temploux, hello@volyclub.com : je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur l’abonnement Bénévole+ souscrit le… Nom :… Adresse e-mail du compte :… Date :… »

7. Utilisation acceptable, contenus et signalements

Interdits :

• usage illicite ou frauduleux ;
• contournement des mesures de sécurité ou des limites des plans ;
• contenus offensants, discriminatoires ou illégaux ;
• usurpation d’identité ;
• collecte de coordonnées à d’autres fins que la vie du club ;
• accès automatisé (robots, extraction de données) sans notre accord écrit.

Les contenus d’un club (nom, logo, événements, missions, récompenses, messages) sont publiés sous la responsabilité du club et de la personne qui les saisit. Nous ne les relisons pas avant publication.

Signaler un contenu : toute personne peut nous signaler un contenu qu’elle estime illégal ou contraire à ces conditions à hello@volyclub.com. Indiquez ce qui pose problème, où il se trouve, vos nom et adresse e-mail, et confirmez que votre signalement est fait de bonne foi. Nous accusons réception, examinons le signalement et vous informons de notre décision et des moyens de la contester, au plus tard dans les 15 jours ouvrables, plus vite si le contenu est manifestement illicite. Si un contenu laisse craindre un danger pour la vie ou la sécurité d’une personne, nous prévenons les autorités sans attendre. Cette adresse est aussi notre point de contact pour les utilisateurs et les autorités (règlement européen sur les services numériques) ; nous répondons en français ou en anglais.

Ce que nous pouvons faire : retirer ou rendre invisible un contenu, limiter une fonction, suspendre un compte ou un club. Chaque décision est prise par une personne, jamais par un outil automatique. La personne concernée reçoit par e-mail les motifs, ce qui est concerné et comment la contester ; elle peut nous répondre à la même adresse pour demander un réexamen.

8. Vos données, vos contenus

Les données saisies par un club et ses bénévoles restent leur propriété. Pour les données de ses bénévoles, le club est responsable du traitement et nous les traitons pour lui, selon l’accord de traitement des données ci-dessous. Pour votre compte, la connexion, la facturation et les messages du service, nous sommes responsables, selon la politique de confidentialité.

Le club veille à avoir le droit d’enregistrer les personnes qu’il ajoute et les informe de l’usage de VolyClub.

Vous pouvez exporter vos données : bénévole, depuis « Mes données » ; club, avec l’export tableur des plans Pro et Team.

Changer d’outil ou partir. Quel que soit son plan, le club peut demander par écrit à hello@volyclub.com l’export complet de ses données (membres, rôles et équipes, événements, missions, présences, XP, récompenses, bons et sponsors), dans un format structuré et lisible par machine (CSV et JSON), sans aucuns frais. Le club choisit la date de départ, au plus 2 mois après sa demande ; nous livrons l’export au plus tard 30 jours après cette date, le service continuant pendant ce délai, et nous aidons raisonnablement le club ou son nouveau prestataire. Le club dispose ensuite d’au moins 30 jours pour récupérer ses données, puis nous les effaçons entièrement, à l’exception des factures que la loi nous oblige à garder. Ne font pas partie de l’export les éléments techniques internes du service (code, journaux de sécurité, mots de passe hachés).

9. Suppression d’un club ou d’un compte, suspension

Le propriétaire peut supprimer son club depuis les réglages : la suppression est programmée 30 jours plus tard et annulable jusque-là ; les membres en sont informés ; l’abonnement s’arrête en fin de période, puis les données du club sont effacées.

Toute personne peut supprimer son compte depuis « Mes données » (délai de 30 jours, annulable en se reconnectant) ; le propriétaire d’un club doit d’abord transférer ou supprimer son club. Un abonnement Bénévole+ en cours n’est plus renouvelé dès votre demande de suppression et s’arrête au plus tard à l’effacement, sans frais ; si vous annulez la suppression, vous pouvez le réactiver depuis « Bénévole+ ».

Nous pouvons suspendre ou fermer un compte ou un club, après avertissement sauf urgence, en cas de manquement grave à ces conditions, d’usage illicite, de risque pour la sécurité du service ou de ses utilisateurs, ou sur demande d’une autorité. La décision est motivée selon l’article 7. Si nous mettons fin à un abonnement pour l’une de ces raisons, nous remboursons la période payée non utilisée ; une suspension temporaire, de 30 jours au plus, ne prolonge pas la période payée.

10. Propriété intellectuelle

La marque VolyClub, l’interface et le code sont la propriété d’Evoris. Vous recevez un droit d’utilisation du service, non exclusif et non transférable, pour la durée de votre compte. Le club nous autorise à héberger, reproduire et afficher dans VolyClub les contenus qu’il y publie (logo, textes, images), pour la seule durée et le seul besoin du service ; il garantit en avoir le droit.

11. Disponibilité et responsabilité

Nous fournissons le service avec soin et selon les règles de l’art, sans garantir une disponibilité ininterrompue ni l’absence d’erreur. Nous ne répondons pas :

• des contenus et des décisions des clubs (article 7) ;
• des récompenses (article 2 bis) ;
• de l’usage que les clubs font des données de leurs bénévoles ;
• des pannes des réseaux et des services tiers que nous ne maîtrisons pas (opérateurs, navigateurs, services de notification) ;
• des dommages indirects, comme une perte de chance, d’image ou de bénévoles.

Gardez une copie de vos données importantes : l’export est là pour ça.

Pour le reste, notre responsabilité, toutes causes confondues, est limitée aux dommages directs et prouvés, à hauteur du plus élevé de ces deux montants : les sommes que vous nous avez payées au cours des douze derniers mois, ou 100 €.

Ces limites ne s’appliquent jamais en cas de faute intentionnelle, de fraude ou de faute lourde de notre part, ni en cas de dommage à la vie ou à l’intégrité physique. Si vous êtes un consommateur, elles ne s’appliquent pas non plus quand nous ne fournissons pas les prestations principales de votre compte ou de Bénévole+ : vous gardez alors tous les droits que la loi vous reconnaît, notamment la mise en conformité, la réduction du prix ou le remboursement.

11 bis. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’un manquement dû à un événement qu’elle ne pouvait raisonnablement ni prévoir ni éviter : catastrophe, incendie, panne générale d’électricité ou de réseau, cyberattaque malgré des mesures raisonnables, défaillance d’un hébergeur, décision d’une autorité. Nous vous prévenons dès que possible ; si l’empêchement dure plus de 30 jours, chacun peut résilier sans frais, et la période payée non utilisée est remboursée.

11 ter. Maintenance et évolutions

Le service peut être interrompu brièvement pour maintenance, si possible en dehors des heures d’activité des clubs (soirées et week-ends exceptés) et annoncée à l’avance quand elle est prévisible. Nous pouvons faire évoluer les fonctions ; si une évolution réduit nettement ce que comprend votre plan payant, nous l’annonçons 30 jours avant et vous pouvez résilier sans frais, avec remboursement de la période non utilisée.

12. Modifications des conditions et des prix

Nous pouvons modifier ces conditions pour une raison valable : évolution du service, de la loi ou d’une décision d’une autorité, sécurité, nouvel usage abusif, ou nouveau prestataire. Toute modification qui vous concerne est annoncée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, sauf obligation légale de faire plus vite.

Un changement de prix ne s’applique qu’à la période suivante, jamais à une période déjà payée ; il est annoncé de la même façon. Si vous refusez une modification, vous pouvez résilier sans frais avant son entrée en vigueur ; un abonnement annuel est alors remboursé pour la période non utilisée.

La version et la date figurent en tête de page.

13. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit belge. En cas de litige, écrivez-nous d’abord à hello@volyclub.com : nous répondons sous 15 jours ouvrables.

Clubs : à défaut d’accord, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur sont seuls compétents.

Consommateurs : vous gardez la protection des règles impératives de votre pays de résidence et pouvez saisir le tribunal de votre domicile. Vous pouvez aussi vous adresser gratuitement au Service de médiation pour le consommateur, North Gate II, boulevard du Roi Albert II 8 bte 1, 1000 Bruxelles, contact@mediationconsommateur.be, mediationconsommateur.be.

Annexe — Accord de traitement des données

Entre le club (l’association ou la personne qui a créé le club dans VolyClub), responsable du traitement, et Evoris (Simon Pahaut, entreprise individuelle, 0555.694.786, Pachi Zabette 13B, 5020 Temploux, Belgique), sous-traitant, ci-après « VolyClub ». Cet accord fait partie des conditions générales ; il s’applique dès que le club ajoute ou invite un bénévole.

1. De quoi il s’agit

• Le club utilise VolyClub pour gérer ses bénévoles. Pour ces données, le club décide pourquoi et comment elles sont utilisées : il est responsable du traitement. VolyClub les traite pour lui, sur ses instructions : il est sous-traitant.
• Pour les comptes, la connexion, la facturation et les messages du service, VolyClub est responsable du traitement ; la politique de confidentialité s’applique.
• Quand une personne demande elle-même un traitement de ses données de plusieurs clubs (statistiques Bénévole+, vue de tous ses clubs, export de ses données), VolyClub le fait comme responsable, pour elle. VolyClub établit aussi, pour piloter le service, des statistiques globales qui ne permettent d’identifier personne.

2. Ce que VolyClub traite pour le club

• Objet : héberger et faire fonctionner l’espace du club.
• Durée : tant que le club existe dans VolyClub, puis le délai de restitution ou d’effacement de l’article 9.
• Nature : enregistrement, consultation, modification, export, effacement, envoi de messages, calcul des XP et des classements.
• Finalités : gestion des adhésions, des rôles et des équipes, des événements et des missions (et de l’équipe à laquelle ils sont rattachés), des présences, des XP, paliers et séries, des récompenses, des bons d’échange et des sponsors, des rappels et des notifications de nouvelles missions, des exports.
• Personnes concernées : les bénévoles et les gestionnaires du club (13 ans au moins).
• Données : identité (prénom, nom), coordonnées (e-mail, téléphone facultatif), avatar, rôle, équipe, présences, activité, XP, récompenses et bons d’échange.

3. Ce que le club s’engage à faire

• N’inviter que des personnes liées au club, et les informer que leurs présences et leurs XP sont enregistrés dans VolyClub.
• N’inscrire personne de moins de 13 ans.
• Tenir les données à jour, retirer du club les personnes qui le quittent, n’utiliser les coordonnées que pour la vie du club.
• Répondre aux personnes qui demandent à voir, corriger ou effacer leurs données, ou transmettre la demande à VolyClub.
• Donner ses instructions dans l’application (réglages, actions des gestionnaires) ; toute instruction hors de l’application est écrite.
• Disposer d’une base légale pour enregistrer les personnes qu’il ajoute et pour les données qu’il saisit, en particulier pour les mineurs, et ne saisir dans les champs libres aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.).

4. Ce que VolyClub s’engage à faire

• Traiter ces données uniquement sur instruction du club, sauf obligation légale (VolyClub en informe alors le club, sauf interdiction) et sauf les traitements du § 1 que la personne demande elle-même.
• Ne jamais vendre, louer ni partager ces données avec des annonceurs ; aucune intelligence artificielle sur les données du club.
• N’y accéder que pour faire tourner le service, corriger un problème ou répondre à une demande du club, par des personnes tenues à la confidentialité.
• Prévenir le club si une instruction lui paraît contraire au RGPD.

5. Sécurité (article 32)

• Données dans l’Union européenne (serveur en France ; copies de sauvegarde chiffrées aux Pays-Bas ; signalements de pannes en Allemagne) ; connexions chiffrées (HTTPS, HSTS) ; mots de passe hachés ; cloisonnement entre clubs dans la base de données ; accès selon les rôles ; journal d’audit des actions sur les données ; sauvegardes toutes les 6 heures, chiffrées avant de quitter le serveur et restaurées à l’essai chaque semaine ; limitation de débit sur les fonctions sensibles.
• Les données d’un club ne sont accessibles qu’à ses membres, selon leur rôle. Les photos de profil ne sont visibles que des membres connectés d’un club que vous partagez avec la personne ; les fichiers que le club publie lui-même (logo, logos des sponsors, images des récompenses) sont servis par une adresse difficile à deviner, mais accessible à qui la connaît.
• Le club garde la maîtrise de ses accès : il nomme et retire ses gestionnaires.

6. Sous-traitants ultérieurs

• VolyClub fait appel à : Hostinger (serveur, base de données et fichiers, France) · Backblaze (copies de sauvegarde chiffrées, Pays-Bas ; il ne peut pas les lire) · Stripe (paiement des abonnements) · Resend (e-mails) · Sentry (signalement des pannes du serveur, Allemagne ; identifiants internes seulement, sans coordonnées). Les notifications sur les appareils des bénévoles transitent, chiffrées, par le service de notification de leur navigateur (Apple, Google, Microsoft ou Mozilla).
• Le club autorise ces prestataires. Tout ajout ou remplacement est annoncé par e-mail au propriétaire du club 30 jours avant ; le club peut s’y opposer par écrit et, à défaut d’accord, résilier sans frais.
• VolyClub impose à chacun des obligations équivalentes à celles de cet accord et reste responsable envers le club.

7. Transferts hors Union européenne

• Les données sont stockées dans l’Union. Resend est établi aux États-Unis ; Stripe contracte depuis l’Irlande mais peut traiter des données aux États-Unis ; Sentry et Backblaze sont des sociétés américaines qui gardent nos données dans l’Union, et Backblaze ne reçoit que des copies chiffrées qu’il ne peut pas lire. Tous se déclarent certifiés au cadre UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et sont liés par les clauses contractuelles types en repli. La liste à jour figure dans la politique de confidentialité.

8. Aide au club

• Demandes des personnes : l’export et la suppression d’un compte se font dans l’application ; pour le reste, VolyClub aide le club à répondre dans le mois.
• Violation de données : VolyClub prévient le propriétaire du club sans retard injustifié, au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec ce qu’il sait (nature, données, personnes, mesures prises).
• Analyse d’impact, consultation de l’autorité : VolyClub fournit les informations dont il dispose.

9. Fin du contrat : restitution ou effacement

• Le club peut exporter ses données à tout moment (export tableur des plans Pro et Team) et, quel que soit son plan, obtenir gratuitement l’export complet sur demande écrite, selon l’article 8 des conditions générales.
• À la suppression du club : 30 jours de délai, annulable ; puis effacement des données du club. Les factures sont conservées le temps qu’exige la loi. Le compte d’un bénévole lui appartient et n’est pas effacé par la fermeture du club.

10. Preuve et audit

• VolyClub met à disposition du club les informations nécessaires pour montrer qu’il respecte cet accord (cette annexe, la politique de confidentialité, la page Sécurité et données, le registre des sous-traitants sur demande).
• Le club peut, une fois par an au plus et avec un préavis de 30 jours, poser des questions écrites ou faire vérifier ces informations, y compris par une inspection, par un tiers tenu à la confidentialité, à ses frais, sans accéder aux données des autres clubs.

11. Durée, modification, contact

• Cet accord dure tant que le club existe dans VolyClub. Toute modification est annoncée 30 jours avant.
• Contact données : hello@volyclub.com. Version 3.1 — 7 octobre 2026.

12. Responsabilité

• Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables. La limite de l’article 11 des conditions générales s’applique à cet accord, sauf quand le RGPD l’interdit.