Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

VolyClub est exploité par Evoris, nom commercial de Simon Pahaut, entreprise individuelle inscrite en Belgique sous le numéro 0555.694.786, Pachi Zabette 13B, 5020 Temploux (ci-après « nous »). Contact données : hello@volyclub.com.

Deux rôles selon les données : nous sommes responsables du traitement pour votre compte, votre connexion, la facturation et les messages du service ; le club est responsable du traitement pour les données de ses bénévoles (adhésions, présences, XP, récompenses) et nous les traitons pour lui, sur ses instructions, comme sous-traitant (art. 28 du RGPD). Cette relation est encadrée par l’accord de traitement des données annexé aux conditions générales.

2. Les données que nous traitons

• Identité et contact : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), avatar.
• Compte et sécurité : mot de passe (haché, jamais lisible), sessions (adresse IP tronquée et type d’appareil de chaque connexion, visibles dans « Appareils connectés » ; nous ne gardons que le début de l’adresse, qui ne désigne pas votre appareil), jetons de vérification d’adresse et de réinitialisation. À la création d’un mot de passe, cinq caractères d’une empreinte sont comparés au service Have I Been Pwned pour vérifier qu’il n’apparaît pas dans une fuite connue — jamais le mot de passe lui-même, jamais votre identité. Le second facteur d’authentification n’existe que pour l’administrateur de la plateforme.
• Activité dans vos clubs : adhésions, rôles et équipes, événements et missions (et l’équipe à laquelle ils sont rattachés), présences validées, XP, paliers, séries, récompenses demandées, statut Bénévole+ et votre choix d’afficher ou non son badge.
• Bons d’échange : quand votre club valide une récompense, nous émettons pour lui un bon qui porte vos prénom et nom, la récompense, un code affiché à vous seul, sa date de validité et, une fois remis, le responsable qui vous l’a remis et la date de remise ; ces données servent uniquement à vous remettre la récompense et à empêcher qu’un bon serve deux fois, ne sont pas transmises au sponsor et sont conservées pendant votre adhésion au club, puis anonymisées à la suppression de votre compte.
• Facturation (clubs et Bénévole+) : e-mail, adresse de facturation, numéro de TVA, montants et statut des paiements, transmis à Stripe. Nous ne voyons ni ne stockons votre numéro de carte.
• Messages du service : journal d’envoi des e-mails (modèle, statut, empreinte de l’adresse — sans contenu), événements de livraison renvoyés par Resend, vos abonnements aux notifications (adresse technique et clés de chiffrement fournies par votre navigateur pour chaque appareil, type d’appareil, dates d’activation et de dernier envoi), le journal d’envoi des notifications (statut, sans contenu), vos choix de notification et leur historique (preuve de consentement).
• Demandes de contact : les champs du formulaire du site (prénom, nom, e-mail, téléphone facultatif, sujet, message, club et nombre de bénévoles facultatifs). Le message n’est pas enregistré dans l’application : il nous parvient par e-mail.
• Préférences de cookies : vos choix sur le bandeau du site public, avec un identifiant anonyme, la date, la version de la politique et le type de navigateur (preuve de consentement).
• Journaux techniques : événements applicatifs, d’audit et de sécurité (identifiants internes, action, date).
• Signalement des pannes : quand une erreur survient, le message d’erreur et l’endroit du code concerné, la page (sans ses paramètres), le type de navigateur et d’appareil, les durées de traitement, et, côté serveur, des identifiants internes (numéro technique de compte, de club ou d’adhésion). Jamais votre nom, votre e-mail, votre téléphone, votre adresse IP, votre localisation, vos cookies ni le contenu de vos formulaires.
• Mesure d’audience (Google Analytics, site public, seulement si vous l’acceptez) : un identifiant aléatoire gardé dans deux cookies, les pages consultées (sans leurs paramètres, sauf ceux qui indiquent la campagne d’où vous venez), la page de provenance, les actions simples sur ces pages (défilement, clic vers un autre site, téléchargement), la date de la visite, le type d’appareil, le navigateur, la langue, et un pays ou une région déduits de votre adresse IP, que Google dit ne pas enregistrer.
• Publicité (pixel Meta, site public, seulement si vous l’acceptez) : l’adresse de chaque page du site public que vous ouvrez et celle d’où vous venez, votre adresse IP, le type de navigateur, un identifiant de votre navigateur (cookie _fbp) et, si vous arrivez par une publicité Facebook ou Instagram, la référence de ce clic (cookie _fbc). Meta peut y associer votre compte Facebook ou Instagram grâce à ses propres cookies.
• Statistiques de visite (Umami, sur notre serveur, site public) : ce que votre navigateur envoie déjà à notre serveur en demandant une page — la page vue (sans ses paramètres), le site d’où vous venez, la langue, le type de navigateur et votre adresse IP. Umami en déduit le type d’appareil et de système, un pays, une région et une ville approximatifs, et une empreinte calculée à partir de l’adresse IP et du navigateur, qui change chaque mois. L’adresse IP elle-même n’est pas enregistrée, et rien n’est lu ni déposé dans votre navigateur.

Pour ces trois outils : jamais votre nom, votre e-mail, votre téléphone ni le contenu de vos formulaires, et rien dans l’application connectée ni sur les pages de connexion ou celles qui ouvrent un lien personnel.

3. Pourquoi, et sur quelle base

Une base légale par traitement :

• Créer et faire fonctionner votre compte, vos clubs et vos missions — exécution du contrat (art. 6.1.b).
• Gérer les bénévoles, présences, XP et récompenses pour le compte d’un club — le club en est responsable ; nous agissons sur ses instructions (art. 28).
• Facturer les abonnements et conserver les factures — exécution du contrat et obligation légale comptable (art. 6.1.b et 6.1.c).
• Afficher votre badge Bénévole+ aux membres de vos clubs — consentement (art. 6.1.a), donné par votre choix au moment de souscrire, retirable à tout moment depuis « Afficher mon badge Bénévole+ ».
• Envoyer les e-mails de compte, de sécurité et de facturation, et celui qui vous prévient qu’un événement où vous avez une mission est annulé ou reporté — exécution du contrat ; ils ne se désactivent pas.
• Envoyer les e-mails de service (confirmations, rappels, récap, XP) — exécution du contrat, désactivables par catégorie depuis « Mes notifications », dont tous les e-mails de rappel d’un seul réglage, et par le lien de désinscription de chaque message.
• Afficher dans l’application les nouvelles qui vous concernent, dont les nouvelles missions publiées par votre club (ou pour votre équipe, quand elles lui sont destinées), que vous pouvez couper depuis « Mes notifications » — exécution du contrat. Les envoyer aussi sur vos appareils (rappels la veille et deux heures avant une mission, nouvelles missions publiées par votre club, présences à valider, récompenses et bons, missions attribuées, événements annulés ou reportés) — consentement (art. 6.1.a), donné appareil par appareil quand vous autorisez les notifications, retirable à tout moment depuis « Mes notifications » (un réglage coupe toutes les notifications sur le téléphone, d’autres type par type) ou dans les réglages de l’appareil ; sans appareil autorisé, ou si vous avez coupé les notifications, le rappel part par e-mail, sauf si vous avez aussi coupé les e-mails de rappel.
• Vérifier votre adresse, protéger votre compte, limiter les abus, tenir les journaux d’audit — intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Repérer et corriger les pannes du service, à partir de notre serveur (Sentry) — intérêt légitime (art. 6.1.f) : garder le service disponible et sûr. Les données sont réduites au minimum décrit au point 2, et vous pouvez vous y opposer en nous écrivant (art. 21).
• Sur le site public, signaler aussi les erreurs et les lenteurs survenues dans votre navigateur — consentement (art. 6.1.a), donné dans le bandeau (« Signalement des pannes »), retirable à tout moment depuis « Gérer mes cookies ». Dans l’application connectée, rien n’est envoyé depuis votre navigateur.
• Mesurer l’audience du site public avec Google Analytics (pages les plus lues, provenance des visiteurs), pour l’améliorer — consentement (art. 6.1.a du RGPD et art. 10/2 de la loi belge du 30 juillet 2018), donné dans le bandeau (« Mesure d’audience »), retirable à tout moment depuis « Gérer mes cookies » : l’envoi s’arrête et ses cookies sont effacés de votre navigateur.
• Mesurer et améliorer nos publicités sur Facebook et Instagram avec le pixel Meta, et les montrer à des personnes qui ont déjà visité le site (audiences de visiteurs constituées par Meta) — consentement (mêmes articles), donné dans le bandeau (« Publicité »), retirable à tout moment depuis « Gérer mes cookies » : l’envoi s’arrête et ses cookies sont effacés de votre navigateur.
• Compter les visites du site public avec Umami, à partir de notre serveur et sans rien lire ni déposer dans votre navigateur, pour savoir quelles pages sont utiles — intérêt légitime (art. 6.1.f) : connaître l’usage de notre propre site. Les données restent sur notre serveur, sans aucun tiers, ne permettent pas de vous nommer et sont conservées 13 mois au plus ; les signaux « Ne pas me pister » (Do Not Track) et « Global Privacy Control » de votre navigateur arrêtent tout envoi, et vous pouvez aussi vous opposer en nous écrivant (art. 21).
• Répondre à une demande d’accès ou de portabilité — obligation légale (art. 15 et 20).
• Prouver vos consentements — obligation légale (art. 7).
• Messages marketing — consentement seulement (art. 6.1.a) ; aucun n’est envoyé aujourd’hui.

4. Qui reçoit vos données

Vos données ne sont ni vendues, ni louées. Elles sont transmises uniquement aux prestataires ci-dessous, chacun pour une tâche, et à Meta si vous acceptez la catégorie « Publicité » :

• Hostinger (Hostinger International Ltd., Chypre) — serveur situé à Paris (France), qui exécute l’application et garde la base de données, les fichiers (photos de profil, logos, images des récompenses, exports), les copies locales des sauvegardes et notre outil de statistiques de visite (Umami).
• Backblaze (Backblaze, Inc., États-Unis) — garde une copie de nos sauvegardes dans son centre de données d’Amsterdam (Pays-Bas). Ces copies sont chiffrées sur notre serveur avant l’envoi, avec une clé que seul l’exploitant de VolyClub détient : Backblaze ne peut pas les lire.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd, Irlande) — paiements et abonnements.
• Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis) — envoi des e-mails du service.
• Services de notification des navigateurs (Apple Inc., Google LLC, Microsoft Corporation ou Mozilla Corporation, États-Unis, selon l’appareil que vous avez autorisé) — acheminent les notifications jusqu’à votre appareil. Ils reçoivent l’adresse technique de l’appareil et un message chiffré qu’ils ne peuvent pas lire (RFC 8291).
• Have I Been Pwned — comparaison partielle d’empreinte de mot de passe, sans donnée personnelle.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) — signalement des pannes, avec des données conservées dans sa région Union européenne (Francfort, Allemagne) ; voir les points 2 et 3.
• Google (Google Ireland Limited, Irlande) — mesure d’audience du site public (Google Analytics), seulement si vous l’acceptez. Google agit pour nous, selon ses conditions de traitement des données ; Google Signals, la personnalisation publicitaire et le partage de nos données avec Google pour ses propres besoins sont désactivés.
• Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlande) — pixel Meta sur le site public, seulement si vous l’acceptez ; voir le paragraphe suivant.

Pixel Meta et responsabilité conjointe. Pour la collecte des données par le pixel sur notre site et leur transmission à Meta, qui s’en sert notamment pour mesurer nos publicités et constituer les audiences de visiteurs à qui les montrer sur Facebook et Instagram, nous sommes responsables conjoints avec Meta Platforms Ireland Limited (Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Irlande), selon l’accord de responsabilité conjointe proposé par Meta (art. 26 du RGPD). Nous vous informons et recueillons votre accord ; Meta répond à vos demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité (art. 15 à 20) pour les données qu’il conserve après cette transmission. Ce que Meta fait ensuite de ces données, y compris pour ses propres services publicitaires, relève de sa seule responsabilité : base légale, durées et exercice de vos droits sont décrits dans la politique de confidentialité de Meta, et Meta peut être joint par son formulaire de contact. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettons votre demande.

Dans votre club, vos données sont visibles selon les rôles : le propriétaire et les admins voient tout ; un responsable voit les coordonnées des bénévoles de son périmètre ; un bénévole ne voit aucune coordonnée. Un sponsor ne reçoit aucune donnée vous concernant : c’est le club qui remet les récompenses qu’il offre. Votre photo de profil n’est visible que des membres connectés de vos clubs. Le logo du club, les logos des sponsors et les images des récompenses sont servis par une adresse difficile à deviner, mais accessible à qui la connaît.

Un club qui vous ajoute par votre adresse e-mail alors que vous avez déjà un compte vous envoie une invitation : tant que vous ne l’avez pas acceptée dans « Mes clubs », il ne voit rien de votre compte. Si vous quittez un club, en êtes retiré ou refusez son invitation, il garde votre nom et votre historique (présences, XP), mais plus votre e-mail ni votre téléphone.

Si vous avez Bénévole+, un badge « Bénévole+ » s’affiche à côté de votre nom pour les autres membres de vos clubs : dans le classement, la liste des bénévoles et votre profil. Il indique seulement que vous avez cet abonnement personnel ; il ne montre ni vos paiements ni vos coordonnées de facturation, et il ne donne aucun XP. Le badge n’est affiché que si vous l’avez choisi, en souscrivant ou dans vos réglages. Vous pouvez le masquer à tout moment, avec l’option « Afficher mon badge Bénévole+ » ; si vous sortez du classement, il n’y apparaît pas non plus.

La page Sécurité et données présente ces prestataires en clair.

5. Transferts hors Union européenne

Vos données sont stockées dans l’Union européenne : en France (notre serveur), aux Pays-Bas (copies de sauvegarde chiffrées) et en Allemagne (signalements de pannes). Quatre prestataires sont des sociétés américaines ou peuvent traiter une partie des données aux États-Unis : Resend, établi aux États-Unis, et Stripe, qui contracte avec nous depuis l’Irlande ; Sentry et Backblaze, sociétés américaines qui gardent nos données dans l’Union. Chacun se déclare certifié au cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) et s’engage, en repli, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Backblaze ne reçoit que des copies chiffrées, qu’il ne peut pas lire. Hostinger conserve les données dans l’Union et nous lie par les clauses contractuelles types pour tout accès depuis un autre pays. Vous pouvez demander une copie de ces garanties à hello@volyclub.com. (Vérifié sur les pages contractuelles des prestataires le 20 septembre 2026, et le 7 octobre 2026 pour Sentry et Backblaze.) Les services de notification d’Apple, de Google, de Microsoft et de Mozilla peuvent aussi être établis aux États-Unis ; ils ne reçoivent que l’adresse technique de l’appareil et un contenu chiffré.

S’y ajoutent, seulement avec votre accord, Google et Meta, qui contractent avec nous depuis l’Irlande. Google collecte les données de mesure d’audience sur des serveurs situés dans l’Union européenne ; Google comme Meta peuvent ensuite les traiter aux États-Unis, chez Google LLC et Meta Platforms, Inc., toutes deux certifiées au cadre de protection des données UE–États-Unis (registre officiel consulté le 10 octobre 2026). Google prévoit en repli les clauses contractuelles types. Umami ne transfère rien : ses données restent sur notre serveur à Paris.

6. Combien de temps

• Compte : tant qu’il est actif. Sa suppression est programmée 30 jours après votre demande, annulable en vous reconnectant ; ensuite, votre nom, votre e-mail, votre téléphone, votre photo et votre mot de passe sont effacés, et vos présences, XP et récompenses restent dans les chiffres des clubs sous « Bénévole supprimé ».
• Compte jamais activé (sans mot de passe) : 90 jours.
• Bons d’échange : 90 jours de validité ; ensuite, ils restent dans l’historique du club, sans votre nom si vous supprimez votre compte.
• Club : sa suppression est programmée 30 jours après la demande du propriétaire, annulable ; ses données et ses fichiers sont ensuite effacés.
• Sessions : 30 jours, révocables à tout moment.
• Jetons de compte : 1 heure à 7 jours selon leur usage.
• Export de vos données : fichier supprimé 48 heures après sa préparation ; trace de la demande : 30 jours.
• Abonnements aux notifications : jusqu’à ce que vous les retiriez, ou que votre navigateur les signale expirés. Journal d’envoi des notifications : 90 jours.
• Notifications dans l’application : 1 an.
• Journal d’envoi des e-mails : 13 mois au plus.
• Journaux techniques, d’audit et de sécurité : 12 mois au plus.
• Choix de notification et leur historique : durée du compte, puis 3 ans.
• Preuves de vos choix de cookies : 13 mois, puis 3 ans d’archive.
• Messages du formulaire de contact : 3 ans au plus dans notre boîte e-mail.
• Signalements de pannes (Sentry) : 90 jours au plus.
• Mesure d’audience (Google Analytics) : les données liées à l’identifiant de votre navigateur sont effacées par Google après 2 mois ; il ne reste ensuite que des totaux sans identifiant. Cookies : 6 mois au plus.
• Publicité (pixel Meta) : cookies 90 jours ; les données reçues par Meta sont conservées selon sa politique de confidentialité.
• Statistiques de visite (Umami) : 13 mois, puis effacement.
• Sauvegardes de la base de données et des fichiers : une toutes les 6 heures, gardée 14 jours, puis une par semaine pendant 8 semaines et une par mois pendant 6 mois, sur notre serveur et, chiffrées, chez Backblaze ; Hostinger garde en plus les deux dernières copies hebdomadaires du serveur. Une donnée effacée disparaît donc de toutes les sauvegardes au plus tard 6 mois après son effacement. Les sauvegardes ne servent qu’à remettre le service en état après un incident.
• Factures et données de facturation : le temps qu’exige la législation comptable et fiscale belge (jusqu’à 10 ans), à l’écart des autres données.

7. Vos droits

Accès et portabilité, rectification, effacement, limitation, opposition, retrait du consentement.

Depuis votre compte : « Mon compte › Mes données » pour télécharger vos données (fichier préparé en arrière-plan, lien envoyé par e-mail, valable 48 heures) et pour supprimer votre compte (délai de 30 jours). Pour le reste, écrivez à hello@volyclub.com : nous répondons dans le mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, et nous vous le disons dans le premier mois (art. 12 du RGPD). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité depuis l’adresse de votre compte. Si vos données sont gérées par un club, vous pouvez aussi vous adresser à lui ; nous l’aidons à vous répondre.

Le détail : Vos droits.

8. Réclamation

Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

9. Cookies

Aucun traceur dans l’application : les pannes y sont repérées par notre serveur, sans rien lire ni déposer dans votre navigateur. Sur le site public, un bandeau vous demande votre accord pour le signalement des pannes, la mesure d’audience (Google Analytics) et la publicité (pixel Meta) ; les statistiques de visite d’Umami sont calculées par notre serveur, sans rien lire ni déposer dans votre navigateur. Voir la politique de cookies.

10. Modifications

La version et la date figurent en tête de page. En cas de changement important (nouveau prestataire, nouvelle finalité), nous vous en informons par e-mail avant qu’il s’applique, et nous redemandons votre consentement quand il est requis.